Wetgeving zakelijke e-mail marketing per 1 oktober 2009
Sinds 1 oktober 2009 geldt een nieuwe wetgeving op het gebied van e-mail marketing. Alle organisaties moeten sinds dat moment hun klantbenadering hebben aangepast aan de eisen van de opt-in wetgeving voor zakelijke e- mail adressen.
Wat houdt deze wet concreet in?
-
U heeft vooraf toestemming (opt-in) nodig om uw zakelijke relaties commerciële, charitatieve of ideële e-mail te sturen.
-
Dit geldt voor de e-mail adressen die u al in uw bestand had en voor e-mail adressen die u na 1 oktober 2009 verkrijgt.
-
Ook voor het verstrekken van zakelijke e- mail adressen aan derden geldt het verkrijgen van toestemming vooraf.
Wetgeving
De wetgeving voor zakelijke e- mail is geregeld in de Telecommunicatiewet (artikel 11.7). De wet bepaalt dat "het gebruik van automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst en elektronische berichten (fax, email, sms) voor het overbrengen van ongevraagde communicatie voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden aan particuliere en zakelijke ontvangers is toegestaan als hiervoor vooraf toestemming is verleend (= opt-in)".
In het verleden gold de opt-in regeling al voor natuurlijke personen (consumenten). Voor zakelijke e- mail is sinds 1 oktober 2009 dus soortgelijke wetgeving van toepassing.
Uw huidige bestand
De wet zelf zegt niets over het gebruik van e-mail adressen die u vóór 1 oktober 2009 heeft verkregen zonder opt-in. De OPTA heeft echter bepaald dat ook voor deze e- mail adressen de opt-in geldt. Voor deze e-mail adressen moet dus ook vóór 1 oktober 2009 (alsnog) een opt-in verkregen zijn. Een e-mail versturen voor het verkrijgen van toestemming om te mogen e- mailen mag niet meer sinds 1 oktober 2009.
Definitie toestemming
De wettelijke definitie van toestemming luidt: ‘elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt ’. De OPTA en de DDMA Email Code hanteren de volgende richtlijnen:
-
Toestemming mag niet in de Algemene Voorwaarden ‘verstopt’ worden.
-
Voor de ontvanger moet het duidelijk zijn waar hij toestemming voor geeft. Bijvoorbeeld:
-
toestemming voor de ontvangst van e-mail van de organisatie en
-
een separate toestemming voor verstrekking aan derden.
-
-
De ontvanger moet een actieve handeling verrichten om de toestemming te verlenen. Bijvoorbeeld door het aanvinken van het vakje voor toestemming.
-
De identiteit van de afzender moet voor de ontvanger altijd duidelijk zijn. Zorg daarbij voor duidelijkheid in de onderwerpregel en de afzender.
-
Zorg altijd voor een afmeldmogelijkheid.
Uitzonderingen
Organisaties hebben geen toestemming vooraf nodig als zij eigen klanten met aanbiedingen van eigen gelijksoortige producten en diensten willen e- mailen. Ter verduidelijking van de twee onderstreepte termen, hieronder een toelichting.
-
Klant
De wet zegt dat er sprake is van een klantrelatie als de gegevens zijn verkregen in het kader van een transactie. Bij het verkrijgen van het e-mail adres is direct de mogelijkheid geboden om zich te verzetten tegen het gebruik van zijn e- mail adres voor aanbiedingen. Bij verkoop is er duidelijk sprake van een klantrelatie. Maar ook een informatieaanvraag zou kunnen gelden als een relatie. De uiteindelijke beoordeling wordt aan de bedrijven zelf overgelaten, omdat ieder geval specifiek is.
-
Eigen gelijksoortige producten en diensten
De definitie van ‘eigen gelijksoortige producten en diensten’ is ook een grijs gebied. Ga hierbij uit van de verwachtingen van uw klant. Zijn andere producten relevant voor de ontvanger en is het logisch dat zij daar informatie over ontvangen?
Geen toestemming nodig
Er is geen voorafgaande toestemming nodig indien een zakelijk e-mail adres wordt gebruikt, waarvan de ontvanger dit e-mail adres zelf heeft bestemd en openbaar gemaakt voor het ontvangen van aanbiedingen. Tevens gebruikt de verzender het e-mail adres conform de door de ontvanger aan het e-mail adres verbonden doeleinden. Deze uitzondering zal in de praktijk waarschijnlijk niet vaak gebruikt kunnen worden.
Ons advies: zoek de grenzen niet op
Los van wet- en regelgeving is het gewoon een kwestie van gezond verstand om alleen e-mailings te verzenden op basis van permissie. Het verzenden van ongewenste e-mail werkt averrechts en wordt ervaren als spam. Ons advies is dan ook om bij het bedrijven van e-mail marketing uw eigen normen te hanteren: stuur geen e-mailings naar uw relaties die u zelf ook als spam zou ervaren. Gebruik daarnaast een goede e-mail marketing applicatie die u helpt bij een goede verwerking van aanmeldingen en afmeldingen.
